Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ist für viele Freelancer und Selbstständige in Deutschland der einfachste Einstieg ins Unternehmertum. Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen. Keine Umsatzsteuervoranmeldung. Weniger bürokratischer Aufwand.
Aber 2025 bringt eine Frage, die viele Kleinunternehmer verunsichert: Gilt die E-Rechnungspflicht auch für mich? Muss ich jetzt XRechnung und ZUGFeRD 2.3 kennen, obwohl ich ohnehin keine Umsatzsteuer ausweise?
Die Antwort ist differenzierter als ein einfaches Ja oder Nein. Und sie hängt davon ab, mit wem Sie Geschäfte machen.
Dieser Artikel klärt die wichtigsten Fragen rund um Kleinunternehmerregelung und E-Rechnungspflicht – praxisnah, ohne Gesetzestexte, mit konkreten Handlungsempfehlungen.
Was ist die Kleinunternehmerregelung – kurze Wiederholung
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG erlaubt es Selbstständigen, keine Umsatzsteuer auf ihre Rechnungen auszuweisen und abzuführen, wenn ihr Jahresumsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigt.
Das hat Vorteile: Einfachere Buchführung, keine Umsatzsteuervoranmeldung, günstigere Preise für Privatkunden.
Und Nachteile: Kein Vorsteuerabzug, geringere Professionalität bei größeren Unternehmenskunden, Umsatzgrenzen können einschränkend wirken.
Für viele Freelancer – besonders am Anfang – ist die Kleinunternehmerregelung der richtige Weg. Aber auch Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht nicht vollständig ausgenommen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Die kurze Antwort: Ja – zumindest teilweise.
Die E-Rechnungspflicht unterscheidet nicht primär nach Unternehmensgröße oder Umsatz. Sie unterscheidet nach Geschäftsbeziehung.
B2B-Transaktionen – also Rechnungen zwischen Unternehmen – sind betroffen. Und zwar unabhängig davon, ob der Aussteller Umsatzsteuer ausweist oder nicht.
Das bedeutet konkret:
Wenn Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung an ein anderes Unternehmen stellen, fällt diese Transaktion grundsätzlich unter die E-Rechnungspflicht. Ab Januar 2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 oder 2028 – abhängig von Ihrem Umsatz – müssen Sie auch E-Rechnungen ausstellen.
B2C-Transaktionen – also Rechnungen an Privatpersonen – sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Wer ausschließlich an Privatpersonen verkauft, muss keine E-Rechnungen ausstellen.
Die entscheidende Frage für jeden Kleinunternehmer ist also: An wen stelle ich meine Rechnungen?
Drei Szenarien für Kleinunternehmer
Szenario 1 – Ausschließlich B2C:
Sie sind Freelancer und arbeiten ausschließlich für Privatpersonen – zum Beispiel als Grafikdesigner für Privatleute, als Nachhilfelehrer oder als freier Fotograf für Hochzeiten.
In diesem Fall sind Ihre Rechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie können weiterhin PDFs ausstellen. Allerdings müssen Sie trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – falls Dienstleister oder Lieferanten Ihnen E-Rechnungen senden.
Szenario 2 – Gemischtes B2B und B2C:
Sie arbeiten sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Das ist der häufigste Fall bei Freelancern.
In diesem Fall gilt: Für Rechnungen an Unternehmen gelten die E-Rechnungspflichten. Für Rechnungen an Privatpersonen nicht. Sie brauchen eine Lösung, die beide Szenarien abdeckt – und die richtige Rechnung im richtigen Format ausstellt.
Szenario 3 – Ausschließlich B2B:
Sie arbeiten ausschließlich für Unternehmenskunden – zum Beispiel als IT-Freelancer, Unternehmensberater oder Texter für Agenturen.
In diesem Fall sind Sie vollständig von der E-Rechnungspflicht betroffen. Ab Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 oder 2028 müssen Sie E-Rechnungen ausstellen – unabhängig davon, ob Sie Umsatzsteuer ausweisen oder nicht.
Was muss auf einer Kleinunternehmerrechnung stehen?
Auch wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, muss eine Kleinunternehmerrechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten.
Die wichtigsten sind:
Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers und des Empfängers. Ausstellungsdatum der Rechnung. Eindeutige Rechnungsnummer. Beschreibung der Leistung oder Lieferung. Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung – zum Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Bankverbindung für die Zahlung.
Bei E-Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.3 oder XRechnung müssen diese Angaben zusätzlich in strukturierter, maschinenlesbarer Form vorliegen. Der Hinweis auf §19 UStG muss auch im XML-Teil der Rechnung korrekt abgebildet sein.
Moderne Rechnungssoftware wie Clever Invoice unterstützt die Kleinunternehmerregelung vollständig. Sie können einstellen, dass Ihre Rechnungen keinen Umsatzsteuerausweis enthalten und den §19-Hinweis automatisch einfügen – sowohl im lesbaren PDF als auch im eingebetteten XML.
GoBD gilt auch für Kleinunternehmer
Ein weiterer wichtiger Punkt, den viele Kleinunternehmer übersehen: GoBD-konforme Archivierung ist keine Frage der Unternehmensgröße.
Auch Kleinunternehmer müssen ihre Rechnungen unveränderbar, vollständig und für mindestens zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig vom Umsatz, unabhängig von der Rechtsform, unabhängig davon, ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird oder nicht.
Wer seine Rechnungen in einem normalen Desktop-Ordner speichert, Dateien löscht wenn der Speicher voll wird, oder Rechnungen nachträglich bearbeitet, verstößt gegen GoBD – auch als Kleinunternehmer.
Die einfachste Lösung: Eine Rechnungssoftware nutzen, die GoBD-konforme Archivierung automatisch übernimmt. Keine manuelle Sortierung, keine Backups, keine Sorge bei Betriebsprüfungen.
Clever Invoice archiviert jede Rechnung automatisch GoBD-konform – unveränderbar, dauerhaft und jederzeit abrufbar. Das gilt auch für Kleinunternehmer, auch für Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis.
Wann lohnt es sich, aus der Kleinunternehmerregelung herauszuwachsen?
Diese Frage stellen sich viele Freelancer, wenn ihre Umsätze wachsen. Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab.
Pro Kleinunternehmerregelung: Einfachere Buchführung. Günstigere Preise für Privatkunden. Weniger administrative Pflichten.
Contra Kleinunternehmerregelung: Kein Vorsteuerabzug – alle Ausgaben müssen voll getragen werden. Bei hauptsächlich B2B-Kunden ist die fehlende Umsatzsteuer oft kein Vorteil, da Unternehmenskunden die Vorsteuer ohnehin abziehen können. Ab gewissen Umsätzen ist der Wechsel zur Regelbesteuerung fast immer sinnvoller.
Unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer bleiben oder zur Regelbesteuerung wechseln: Die E-Rechnungspflicht betrifft Sie ab 2025. Und die richtige Rechnungssoftware macht den Wechsel zwischen beiden Regelungen einfach und nahtlos.
Die richtige Vorbereitung für Kleinunternehmer – Schritt für Schritt
Schritt 1 – Analysieren Sie Ihre Kundenbasis. Stellen Sie überwiegend Rechnungen an Unternehmen oder an Privatpersonen? Die Antwort bestimmt, wie dringend die Vorbereitung ist.
Schritt 2 – Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2025 Pflicht für alle. Ihre E-Mail-Software allein reicht nicht – Sie brauchen ein System, das ZUGFeRD 2.3 und XRechnung verarbeiten kann.
Schritt 3 – Wählen Sie eine Rechnungssoftware, die Kleinunternehmer unterstützt. Nicht jede Software kennt die deutschen Besonderheiten. Achten Sie auf vollständige Unterstützung der Kleinunternehmerregelung, automatischen §19-Hinweis, GoBD-konforme Archivierung und E-Rechnungsformate.
Schritt 4 – Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Besonders wenn Sie kurz vor den Umsatzgrenzen stehen, lohnt sich eine Beratung. Der Wechsel zur Regelbesteuerung hat steuerliche Konsequenzen, die gut geplant sein wollen.
Schritt 5 – Stellen Sie früh um. Wer jetzt umsteigt, hat Zeit, die neue Software kennenzulernen und Prozesse anzupassen. Wer wartet, wird 2027 oder 2028 unter Druck handeln müssen.
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung und die E-Rechnungspflicht schließen sich nicht aus. Auch Kleinunternehmer sind betroffen – zumindest wenn sie B2B-Rechnungen ausstellen.
Die gute Nachricht: Die Vorbereitung ist einfacher als gedacht. Mit der richtigen Rechnungssoftware werden XRechnung, ZUGFeRD 2.3, GoBD-konforme Archivierung und der korrekte §19-Hinweis automatisch gehandhabt.
Clever Invoice unterstützt die Kleinunternehmerregelung vollständig – inklusive automatischem §19-Hinweis, GoBD-konformer Archivierung und vollständiger E-Rechnungs-Compliance.
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